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Unochapecó inicia atividades de Gestão Documental

Geral

Teve início no mês de julho as atividades relativas ao projeto de Gestão Documental da Universidade. O CEOM e o Arquivo da Unochapecó estão a frente das atividades, a fase de implantação tem previsão de duração de 18 meses e nesse período contará com a assessoria da Drª Eliana Almeida de Souza Rezende. Na universidade os funcionários que estão a frente do projeto são: Ademir Salini (CEOM), Douglas da Rocha e Paula dos Santos (Arquivo).


O objetivo central é implantar uma política permanente de gestão arquivística dos  documentos, que pode ser definida como um: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente dos documentos (Lei nº. 8.159/1991). Em suma, pressupõe uma intervenção no ciclo de vida dos documentos, construindo critérios e normas que possibilitem: preservação da memória institucional; redução do volume documental; aumento da proteção da informação; otimização da utilização do espaço; racionalização da produção e do fluxo de documentos; diminuição de custos e disponibilização eficaz da informação.


Na primeira etapa que esta em andamento, estão sendo feitas visitas aos setores da universidade, com o objetivo de, quantificar a massa documental, identificar a diversidade dos documentos em suporte físico e/ou digital, seu fluxo e as metodologias de arquivamento adotadas. A partir das visitas será elaborado um diagnóstico que direcione as atividades e tarefas a serem executadas no decorrer do projeto. Dentro do cronograma de atividades proposto, estão previstos ainda: a criação de uma Comissão de Avaliação Documental, cursos de capacitação técnica aos profissionais diretamente envolvidos e de orientações para os demais funcionários da instituição.

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