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Gestão Documental

Geral

A produção de documentos é uma atividade que acontece de forma natural e obrigatória afins de comprovar, legalizar, fiscalizar as ações publicas, privadas, físicas ou jurídicas. Portanto, passamos a produzir em larga escala documentos, sejam eles físicos ou mais recentemente em meios digitais. Partimos da ideia de que cabe a todos a gestão destes documentos, e a Unochapecó, através do CEOM e na assessoria da Prof.ª Drª Eliana Rezende, esta em fase de implantação da gestão documental arquivística para a Instituição.

Após findada a primeira etapa de diagnóstico da massa documental da Universidade agora encontra-se em desenvolvimento as atividades de identificação dos tipos documentais que são produzidos por cada setor da Instituição. Esta etapa é fundamental para que possa-se conhecer os documentos e suas funções, ou seja, que documentos o setor produz, e qual a função deste documento. Isto norteará a criação do plano de classificação e a Tabela de Temporalidade que será adotada.

O plano/código de classificação é um instrumento de trabalho indispensável para efetivação da gestão documental, nele, os códigos numéricos atribuídos aos documentos, refletem a hierarquia das funções e atividades da Instituição, recuperando o contexto de produção, uso e tramitação destes.

Com princípios e normas da Arquivologia optou-se por iniciar com o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade MEIO, isto é, uma tabela que contemple os documentos que são produzidos ou tramitam em quase toda a universidade a saber: corresponde a Finanças, Contabilidade, Recursos Humanos, Infraestrutura, Estágios, FUNDESTE, Reitoria e Vice-reitorias, Marketing e Publicidade e Tecnologia da Informação – TI.

Cabe destacar a fundamental importância do trabalho que vem sendo desenvolvido em parceria com os funcionários dos setores, é por meio das informações repassadas pelos mesmos que vem se estruturando o Código de Classificação de Documentos e na sequência a Tabela de Temporalidade, que apresenta o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos no âmbito acadêmico e administrativo da FUNDESTE e suas mantidas, determinando prazos de guarda, transferência ou eliminação dos mesmos.

A execução das atividades do projeto de Gestão Documental é um trabalho complexo e multidisciplinar pois envolve todas as áreas do conhecimento, e o sucesso do projeto depende do envolvimento coletivo da instituição.

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